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個人情報保護方針

＜＜個人情報保護方針＞＞

株式会社アド究舎は、カタログ設置を含む広告代理店業を営む企業として、お客様、お取引先様および従業者の個人情報の保護管理に対し、より一層の配慮と適切な取り扱いを行い、情報セキュリティおよび個人情報保護の強化に努め、皆様の信頼に応えてまいります。
昨今の情報技術の急速な進歩により個人情報の利用が広範囲に拡大しており、社会的にも個人情報の適切な利用と保護が極めて重要になってきています。
当社は「お客様の満足」「株主様の信頼」「お取引先様との協調」「社会への貢献」「社員の自己実現」という五つの柱を経営理念に掲げており、広告代理店業を通して、お客様、お取引先様および従業者の個人情報を事業基盤として、その実現に取組んでいます。従って、ひとたび個人情報の漏えい等の事故が発生した際には、事業基盤を揺るがしかねない重大な事態を招く可能性が高く、五つの柱にも大きな影響を与えることになりかねません。 個人情報について適切な利用と保護を図っていくことを当社の使命と捉え、社員はじめ当社に関わる全ての者が個人情報保護の重要性を認識して、その維持と管理に努めなくてはなりません。よって、当社はここに個人情報保護に関するマネジメントシステムを制定し、個人情報の保護に取組むことを宣言します。

  1. 当社は、日本産業規格「個人情報保護に関するマネジメントシステムの要求事項（JIS Q 15001）」に準拠したマネジメントシステムを策定し、個人情報の保護に取組みます。
  2. 個人情報を取得させていただく場合は、ご当人様に利用目的や当社の窓口等をお知らせし同意を得た上で、適切な範囲内で取得させていただきます。
  3. ご当人様から取得させていただいた個人情報は、ご了解いただいた目的の範囲内で利用いたします。又、個人情報のアクセス制限及び利用可能期限の管理等により、目的外利用の防止措置を講じます。
  4. あらかじめご当人様からご了解いただいている場合や業務を委託する場合等を除き、ご当人様の個人情報を第三者に提供または開示等いたしません。
  5. 当社が保有する個人情報の漏えい、滅失又はき損の防止及び是正のため、適切なセキュリティ対策を講じます。また、万一の発生時にはご当人様へのご連絡を含め、速やかな対応及び是正措置を講じます。
  6. 当社が取扱う個人情報については、個人情報保護に関する法令、国が定める指針及びその他の規範を遵守いたします。
  7. 当社を取り巻く環境や社会情勢の変化に合わせ、マネジメントシステムの継続的な見直しと改善を行います。
  8. 当社の個人情報保護方針、個人情報の取り扱いについての苦情、ご相談については下記お問合せ窓口にて承ります。
  • 制定日2019年4月1日
  • 改定日2024年6月28日
  • 株式会社アド究舎
  • 代表取締役　山中幸成
  • ＜お問合せ窓口＞
  • 個人情報お客様相談窓口
  • 電話番号：03-4405-3131
  • 受付時間：平日AM10:00～PM5:00
  • 住所：〒160-0023　東京都新宿区西新宿8-14-24　西新宿KFビル6F

個人情報の取扱いについて

  1. 個人情報の取扱いについて
    当社は、次の各項に従って、お客様（お取引先様含む）の情報を取り扱います。
    なお、お客様がクレジットカードを利用する場合の当該クレジットカードの情報については、決済代行会社が取得し、当社では取得・保管いたしません。

  2. 利用目的について

    (1)企画業務
    お取引様の名刺情報やお問い合わせフォームに入力された氏名、住所、電話番号、メールアドレス、企業名、部署、役職名等の情報
    1. ① 提案・サービス・セミナー・アンケート実施等の業務実施に係るご案内・ご連絡のため
    2. ② セミナーの企画・運営・参加者へのご連絡のため
    3. ③ イベント事務局としての業務対応のため
    4. ④ 出版物・新聞・季節のご挨拶等の送付のため
    5. ⑤ 当社が適切と判断した企業のカタログやＤＭ、試供品などの送付のため
    6. ⑥ お客様からのご意見やお問合せに対する回答等の対応のため
    7. ⑦ 問合せを通じ取引に至った場合、企画進行に伴う事務連絡のため
    (2)BtoB業務
    受託業務としてお預かりしている情報
    1. ① 他の事業社から個人情報の処理の全部又は一部を取り扱う業務を受託した業務実施の（受注代行、DM発送、コールセンター業務等）ため。
    (3)転職エージェント業務
    人材紹介等に必要な応募者の氏名・メールアドレス・住所・生年月日・電話番号等の情報
    1. ① 求人企業に、応募者の紹介を行うため
    2. ② 応募者本人が希望する企業へ情報を提供し、求人企業にて採用判定に利用するため
    3. ③ 求人セミナーなどの各種情報の告知や電話やメール、郵送などでの連絡のため
    4. ④ 応募者に推薦する企業、その事業、募集している職務など各種情報を提供するため
    5. ⑤ 提携している他の人材紹介企業が保有している求人情報も利用し、よりよい企業紹介を行うため。一部の情報を提供する場合があります。
    6. ⑥ 採用応募者の管理、および本人確認を行うため
    7. ⑦ 就労後に採用応募者の状況確認を行うため
    8. ⑧ 採用環境の把握、採用活動の検証など調査、分析資料として活用するため
    9. ⑨ 上記①から⑧の各目的に付帯する事務処理などの事項

    ※当社は、お客様との通話を、社内の電話応対の品質向上及びお問合せ内容の正確な把握のため、録音・録画させていただく場合がございます。

    (4)対面販売業務
    1. お客様の名前、住所、電話番号、携帯電話番号、性別、当社との取引状況等の情報
    2. ①商品の注文受付から商品の発送とご注文商品等に関わるご連絡のため
    3. ②お客様よりご注文いただいた商品加工の対応やお問い合わせ等の調査回答、催事やお得なキャンペーンのお知らせのため
    4. ③カタログやDM・メールマガジン・SMS・電話等で当社の事業活動やその他の生活に関するお得な情報をお知らせするため
    5. ④購入履歴情報等を分析し、アンケート調査の実施やお客様に応じた商品やサービスを提供するためのご案内実施のため
    6. ⑤取引に関する与信判断、途上与信、債権管理のため
    7. ⑥お問い合わせに対する調査・回答、その他頂いたご意見に対応するため

  3. 任意性について
    お客様による個人情報の記入や入力は任意とします。ただし、個人情報の入力画面に「必ずご記入ください」等の注意書きがある項目については、記入されない場合はお客様の認識ができず、お客様のご要望への応答ができない場合がございます。

  4. 委託について
    取得した個人情報は、次の場合を除き、第三者に委託をすることはありません。
    (1)個人情報に関する機密保持契約を締結している業務委託会社に対して、お客様に明示した利用目的の達成に必要な範囲内で個人情報の取扱いを委託する場合。

  5. 提供について
    当社がお客様から取得した個人情報は、次の場合を除き、第三者に提供・開示等することはありません。

    1. ① お客様の事前の同意・承諾を得た場合。
    2. ② クレジットカード会社又は決済代行会社より、カード不正利用の調査のための照会がなされた場合。
    3. ③ 法令等に基づき提供に応じなければならない場合。
    4. ④ 人の生命、身体または財産保護のため、あるいは公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために必要であって、ご本人の同意を得る事が困難である場合。
    5. ⑤ 国の機関もしくは地方公共団体又はその委託を受けたものが法制の定める事務を遂行する事に対して協力する必要がある場合であって、本人の相違を得る事により当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれのある場合。
    6. ⑥ 提携している他の人材紹介企業が保有している求人情報も利用し、よりよい企業紹介を行う場合。
    提供先：
    • ・本人が希望し応募を実施された求人実施企業各社
    • ・本人に適していると思われる企業の求人募集情報を保有する人材紹介企業各社
    提供の目的：
    • ・応募者を求人募集企業へ紹介し、採用の検討を実施するため
    • ・採用の可否などの採用応募業務遂行のため
    • ・求人企業ご紹介のため
    提供する項目： 氏名、住所、連絡先、生年月日(年齢)、履歴書や職務経歴書などに記載されている情報
    提供する方法： PWや暗号化を施した電子データや電子メールの送付。または書面のいずれかにより提供する
    提供先との契約の有無： 有（当社との直接の契約ではなく、使用する求人プラットフォームの利用規約に承諾している提供先も含む）

  6. 安全管理のために講じた措置について

    (1)基本方針
    個人データの適正な取り扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」「質問及び苦情処置の窓口」等について基本方針を策定致します。
    (2)個人データの取扱いに係る規律の整備
    取得、利用、保存、提供、削除、廃棄等の段階ごとの取扱い方法、責任者・担当者などについて社内規程を策定。
    「日本産業規格JISQ15001」の要求事項に基づき対策を講じております。
    (3)組織的安全管理措置
    取得した情報の権利利益侵害の防止のための内部規程の策定や、組織体制の整備、個人データの取扱いについて定期的な点検、監査を実施しております。
    (4)人的安全管理措置
    個人データの取扱いに関しては、従業者へ定期的な教育を実施しております。
    (5)技術的安全管理措置
    業務毎にアクセス制限を実施し個人データの取扱い範囲を限定しております。
    (6)物理的安全管理措置
    個人データを取り扱いや保管等行える区域を設定し、取り扱い区域においての従業者の入退室管理や持ち込み物の制限を実施しております。
    (7)外的環境の把握
    お客様の情報については、国外での保管、管理等は実施しておりません。

  7. 利用目的の開示や訂正、苦情・相談について
    お客様は、次のいずれかの場合は、下記のお問い合わせ窓口に連絡をおこなうものとし、この場合当社は、当社の運営上最低限必要な情報の削除を除き、合理的な範囲で速やかにこれに応じるものとします（この希望に応じることができる個人情報を、以下「保有個人データ」といいます。）なお、情報の開示及び保有個人データの利用目的の通知については、別途これに要する実費を請求させていただきます。

    1. ① 個人情報に関する開示、訂正、利用目的の通知等を希望する場合。
    2. ② 個人情報の利用・提供の中止を希望する場合。
    3. ③ 当社からのE-mail、ダイレクトメール、電話による営業活動の中止を希望する場合。

    記

    • お問い合わせ窓口：個人情報お客様相談窓口
    • 受付時間：平日AM10:00～PM5:00
    • 電話番号：03-4405-3131
    • 住所：〒160-0023　東京都新宿区西新宿8-14-24　西新宿KFビル6F

  8. 保有個人データの取扱いに関する公表
    当社は、個人情報の保護に関する法律及び「日本産業規格JISQ15001」に基づき、当社における保有個人データの取扱い等に関し次のとおり公表します。

    1. ① 事業者名称：株式会社アド究舎
    2. ② 代表取締役：山中　幸成
    3. ③ 個人情報保護管理者：代理人　事業管理室　室長
    4. ④ 保有個人データの利用目的
      第2項(1)の①～⑤、第2項(3)の①～⑥のとおり。
    5. ⑤ 保有個人データの取り扱いに関する苦情の申出先
      第7項に規定の「お問い合わせ窓口」
    6. ⑥ 当社が加盟する認定個人情報保護団体（当社のサービスに関する問い合わせ先ではございません。）
      団体名称：一般財団法人日本情報経済社会推進協会
      苦情解決の受付窓口：認定個人情報保護団体事務局
      住　　所：東京都港区六本木一丁目9番9号　六本木ファーストビル内
      電話番号：03-5860-7565/0120-700-779
    7. ⑦保有個人データの開示手続き
      第7項に記載のとおり。

  9. 本取扱いの変更等
    当社は、本サイトに関して、お客様への事前の通知をすることなく、内容の変更をおこなうことができるものとします。

採用応募者及び従業者等の個人情報の取り扱いについて

採用応募者情報の取り扱いについて

弊社では、採用活動にご応募いただいた皆様（以下「採用応募者」といいます。）の採用活動を通じて入手した応募者の情報（以下「個人情報」といいます。）について、採用選考及び付随する採用手続（採用後の労務管理等の関連手続を含みます。）のために以下の通り適切かつ厳格に取り扱います。
なお、弊社採用にご応募いただく際にご提供いただく個人情報には、「個人番号」は含みません。

  1. 取得項目

    採用活動に当たって、以下に掲げるものを含む採用応募者の個人情報を取得します。

    • ・氏名、メールアドレス、電話番号、学歴、職務経歴、保有資格、現在の年収、障がい者手帳の有無、在留カードの有無、自己PR用の成果物その他エントリーフォーム（採用活動への応募を目的として応募者から当社に提供された書類等であって、履歴書、職務経歴書、エントリーシート等の形式を問いません。）に記載された情報
    • ・面接その他の採用活動の目的のもと、対話、電話、メール等の形式により弊社と応募者との間でなされたコミュニケーションに含まれる情報
    • ・採用活動への応募および参加の履歴ならびに採用選考における選考結果

  2. 利用目的について

    弊社の採用応募者情報の利用目的は次の通りです。
    1. ① 採用活動における各種の告知や連絡（電話、E-mail、郵送、FAX）のため
    2. ② 採用判断の参考資料として参照するため
    3. ③ 採用応募者への弊社、および弊社事業やその職務などに関する各種情報を提供するため
    4. ④ 採用応募者への管理、および本人確認を行うため
    5. ⑤ 採用環境への把握、弊社採用活動の検証など調査、分析資料として活用するため
    6. ⑥ 上記①から⑤の各目的に付帯する事項
    7. ⑦ 従業員として雇い入れた後、従業者情報として就業規程に定める利用をするため

  3. 個人情報を与えることの任意性及び当該情報を与えなかった場合に生じる結果

    採用応募者による個人情報の入力は任意とします。ただし、個人情報の入力画面に「必ずご記入ください」等の注意書きがある項目について、入力されない場合は本人の認識ができず、採用選考に関する対応ができない場合があります。

従業者等の個人情報の取り扱いについて

当社は、個人情報の保護に関する法律（平成15年5月30日法律第57号）（以下「法」といいます。）及びJIS Q15001個人情報保護マネジメントシステム～要求事項に基づき、従業者の個人情報（以下「従業者情報」といいます。）を、下記の利用目的の達成に必要な範囲で利用いたします。
但し、取得情報のうち個人番号を含む個人情報(以下「特定個人情報」という。)は、下記３）⑦の利用目的のみで利用します。

  1. （1）取得情報

    1. 氏名、住所、固定電話番号、携帯電話番号、本人画像、自宅PCもしくは携帯のメールアドレス、生年月日、年齢、性別、出身地、国籍、障害者手帳、家族構成・情報、扶養家族、通勤経路、給与振込口座、資格、免許、職務経歴書、学歴、目標管理シート、業務実績情報、自動車保険類、保証人印鑑証明、旅券情報、健康診断結果、病歴、身体測定記録、診断書、産業医による面談・指導の結果、監視カメラによる画像、インターネット及び電子メール送受信データ、社内購入履歴、お客様との会話記録、お客様の声システムへの入力情報、各種アンケート及び社内モニターへの回答情報、社員情報、個人番号(従業者本人及び従業者が扶養する家族)

    2. （2）利用目的

      1. ① 業務上及びその他各種連絡(含む家族への連絡)、緊急時の連絡、福利厚生の提供、従業者名簿の作成、社内報作成、法律上要求される諸手続き、その他雇用管理、再雇用の依頼のため
      2. ② 報酬（賃金、賞与、諸手当等）の決定及び支払手続きのため
      3. ③ 人事情報の管理、人事考課、配属先の決定、社員証の作成、Outlookプロパティへの登録、業務上の連絡、駐車場利用、従業員の保証、航空券購入のため
      4. ④ 健康的な就業状態の確保、健康及び安全の確保、労働者による適正な健康管理、労災申請、休職認定のため
      5. ⑤ 情報システム及び情報資産その他の業務用財産の保全・盗難防止（監視カメラ）、不正防止（モニタリング）のため
      6. ⑥ 営業活動、業務管理、他従業者に対する啓蒙啓発、従業者教育、各種社内モニターおよびアンケートの分析のため
      7. ⑦法定調書作成事務、源泉所得税関係事務、地方税特別徴収関係事務、健康保険・厚生年金保険適用関係事務、健康保険給付関係事務、労働保険関係事務、国民年金の第3号被保険者の届出事務、確定拠出年金で発生する税務関係事務(詳細は、下記４.提供について⑥）を参照ください。)のため
        但し、「確定拠出年金で発生する税務関係事務」は確定拠出年金に加入されている方のみ利用いたします。

    3. （3）個人情報を与えることの任意性及び当該情報を与えなかった場合に生じる結果

      従業者情報の当社への届出は、法令や当社の規程及び規則等によるものを除き、本人の任意となります。また、従業者情報を正しく届出されない場合は、２．３）の利用目的に伴う会社の業務に支障が生じ、本人に関する税務、社会保険等の手続きに支障をきたす場合があります。

    2. 委託について

    当社がお客様から取得した個人情報は、次の場合を除き、第三者に委託をすることはありません。
    ①個人情報に関する機密保持契約を締結している業務委託会社に対して、お客様に明示した利用目的の達成に必要な範囲内で個人情報の取扱いを委託する場合。
    （例：業務委託会社とは、商品配送を請負う宅配業者、新商品やその他のサービスをお知らせするための電話フォロー会社など）

    提供について

  2. 当社は、次の場合を除き、第三者に提供することはございません。
    なお、特定個人情報については下記②及び⑤の場合を除き、第三者に提供・開示をすることはありません。
    また、原則、提供先とは、個人情報の取扱いに関する契約を締結したうえで提供を行うものとします。

    1. ① 本人からの事前の同意・承諾を得た場合。
    2. ② 法令等に基づき提供に応じなければならない場合。
      ※個人番号は、法令で定められている場合のみ、行政機関に提供します。
    3. ③ 人の生命、身体または財産保護のため、あるいは公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために必要であって、ご本人の同意を得る事が困難である場合。
    4. ④ 国の機関もしくは地方公共団体又はその委託を受けたものが法制の定める事務を遂行する事に対して協力する必要がある場合であって、本人の相違を得る事により当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれのある場合。
    5. ⑤ 従業者情報に関しましては、別紙記載の提供先へ提供・開示を行う場合（提供先・提供項目・提供目的は別紙配布）
    6. ⑥ 当社グループ会社に対して、同項⑦の利用目的の達成に必要な範囲で提供し、共同利用する場合
      ・共同利用の範囲　株式会社ニッセンホールディングスとその子会社及び持分法適用会社
      ・共同利用の目的　上記２．２）に記載の利用目的に準ずる
      ・共同利用される個人情報の項目　上記２．１）に記載の情報に準ずる
      ・取得方法　従業者からの提出書類の写しおよびニッセンネットワークシステムより取得（紙、電子データ）
      ・共同利用責任者　株式会社ニッセンホールディングス
      　　　　　　　　　代表取締役社長：羽渕　淳

    3. 安全管理のために講じた措置について

  3. (1)基本方針
    個人データの適正な取り扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」「質問及び苦情処置の窓口」等について基本方針を策定致します。
    (2)個人データの取扱いに係る規律の整備
    取得、利用、保存、提供、削除、廃棄等の段階ごとの取扱い方法、責任者・担当者などについて社内規程を策定。
    「日本産業規格JISQ15001」の要求事項に基づき対策を講じております。
    (3)組織的安全管理措置
    取得した情報の権利利益侵害の防止のための内部規程の策定や、組織体制の整備、個人データの取扱いについて定期的な点検、監査を実施しております。
    (4)人的安全管理措置
    個人データの取扱いに関しては、従業者へ定期的な教育を実施しております。
    (5)技術的安全管理措置
    業務毎にアクセス制限を実施し個人データの取扱い範囲を限定しております。
    (6)物理的安全管理措置
    個人データを取り扱いや保管等行える区域を設定し、取り扱い区域においての従業者の入退室管理や持ち込み物の制限を実施しております。
    (7)外的環境の把握
    お客様の情報については、国外での保管、管理等は実施しておりません。

    4. 利用目的の開示や訂正、苦情・相談について

  4. 弊社が保有する保有個人データの開示、利用目的の通知や訂正、削除、利用停止・提供停止等を希望される場合には、以下の「個人情報相談窓口」までご連絡お願い致します。

    • ・採用に至らなかった方の個人情報は、当該採用選考業務を終了した後、適切な方法で、すみやかに廃棄・削除致します。
    • ・従業者の情報に関しては、会社が付与したもの（人事考課、役職、異動履歴等）の訂正、削除又は会社組織の効率的、円滑な運営及び法令等に定める手続きに支障をきたす場合には、請求に応じられない場合がございます。
    • 「個人情報相談窓口」
    • （株）ニッセンホールディングス　人事部
    • 電話番号：075-682-2030（通話料：ご本人様負担）
    • 受付時間：平日9:00～17:00

    5. 保有個人データの取扱いに関する公表

  5. 当社は、個人情報の保護に関する法律及び「日本産業規格JISQ15001」に基づき、当社における保有個人データの取扱い等に関し次のとおり公表します。

    1. ① 事業者名称
      株式会社アド究舎
    2. ② 代表取締役
      山中　幸成
    3. ③ 個人情報保護管理者
      代理人　事業管理室　室長
    4. ④ 本社所在地
      〒160-0023　東京都新宿区西新宿8-14-24 西新宿KFビル6F
    5. ⑤ 採用応募者の保有個人データの利用目的
      前項「２．利用目的について」の１．２）①～④のとおり
    6. ⑥ 従業者等の保有個人データの利用目的
      前項「２．利用目的について」の２．２）①～⑦のとおり
    7. ⑦保有個人データの取り扱いに関する苦情の申出先
      前項７に記載の「個人情報お客様相談窓口」
    8. ⑧ 当社が加盟する認定個人情報保護団体
      当該対象事業者の苦情申し出先となります。（当社の商品・サービスに関する問い合わせ先ではございません）
      団体名称：一般財団法人日本情報経済社会推進協会
      苦情解決の受付窓口：認定個人情報保護団体事務局
      住所：〒106-0032 東京都港区六本木一丁目9番9号 六本木ファーストビル内
      電話番号：03-5860-7565 ／ 0120-700-779
    9. ⑨ 保有個人データの開示手続き
      前項６に記載のとおり